Jakie miejsce wybrać na konferencję?

Na konferencjach biznesowych omawia się strategię działań firmy, przedstawia się osiągnięte przez nią wyniki i zwraca uwagę na kluczowe kwestie dla rozwoju przedsiębiorstwa. Jeśli jednak w jego siedzibie nie ma odpowiednio przystosowanej sali do tego typu spotkań, warto zastanowić się nad jej wynajęciem. Pozostaje więc tylko zadać pytanie: czym kierować się przy jej wyborze?

Miejsce

Nie ma wątpliwości, że jedną z kluczowych decyzji będzie ta dotycząca lokalizacji. Wszystko zależy od tego jak długo ma trwać konferencja oraz jakie są jej cele. Często bywa tak, że przy tej okazji organizuje się integrację dla pracowników – wówczas konferencja może trwać nawet do kilku dni i odbywać się w znacznej odległości od siedziby firmy. Ważne będą tereny – występowanie jezior czy lasów i kompleksy takie, jak basen lub korty tenisowe, umożliwiające atrakcyjne zorganizowanie pracownikom wolnych chwil od spraw związanych z pracą. Jeśli zaś zależy nam przede wszystkim na w miarę szybkim przebiegu spotkania, które nie pochłonie zbyt wiele czasu, to sala powinna być zlokalizowana blisko firmy.

Sprzęt i warunki

Większość lokali do wynajęcia posiada odpowiednie zaplecze techniczne. Mimo to warto dokładnie zapoznać się ze sprzętem jakim dysponuje dane miejsce, by w dniu organizowania konferencji nie okazało się, że nieodpowiednie wyposażenie popsuje jej przebieg. Na sali powinien znajdować się rzutnik umożliwiający wyświetlanie wszelkich prezentacji multimedialnych, szybki dostęp do Internetu, dobre nagłośnienie, odpowiednie doświetlenie, właściwa akustyka czy mikrofon niezbędny do przeprowadzenia dużej konferencji. Jeśli ta ma potrwać więcej niż jeden dzień, to koniecznie należy zwrócić uwagę na dostępność miejsc noclegowych oraz kwestie gastronomiczne.

Powierzchnia

Niemniej ważna jest umiejętność dostosowania sali do wielkości wydarzenia. Nie ma najmniejszego sensu wynajmować lokalu o dużej powierzchni na konferencję organizowaną dla zaledwie kilku lub kilkunastu pracowników. Podwyższy to jedynie koszt całego przedsięwzięcia, a także wpłynie na rozkojarzenie uczestników. W takim przypadku lepiej będzie wybrać coś bardziej kameralnego, urządzonego w eleganckim, lecz minimalistycznym stylu – tak, aby każdy mógł skupić uwagę na poruszanych kwestiach. Jeśli zaś chodzi o nieco większe wydarzenia, to konieczne będzie znalezienie takiego lokalu, w którym liczba miejsc będzie nie tylko wystarczająca, ale także rozlokowana w dogodny dla organizatora sposób. Nie może panować w nim zaduch i ciasnota przeszkadzające nie tylko uczestnikom, ale też osobom prowadzącym.

Terminy i budżet

Bywają kompleksy z pomieszczeniami przeznaczonymi wyłącznie na organizację konferencji, ale także miejsca, w których będzie to jedna z wielu usług. Dotyczy to zwłaszcza hoteli, które poza takimi pomieszczeniami mogą posiadać także sale okolicznościowe. W takim przypadku należy dowiedzieć się, czy w czasie planowanej przez nas konferencji gdzieś obok nie będzie odbywać się głośne przyjęcie, które może znacznie pogorszyć przebieg spotkania biznesowego.

Warto też zwrócić uwagę na koszty – szacuje się, że organizacja konferencji może pochłonąć ok. 30% kosztów stałych. Najlepiej będzie więc wcześniej określić maksymalny budżet jaki może poświęcić firma. Dobrze byłoby zadać sobie trochę trudu i zorientować się na rynku – porównanie cen konkurujących placówek oferujących wynajem sal konferencyjnych, może znacznie ułatwić ponoszone koszty.

Wydaje się, że wybór sali konferencyjnej spośród wielu ofert nie powinien być niczym trudnym. Okazuje się jednak, że znalezienie miejsca spełniającego wszystkie wymogi osoby wynajmującej nie jest łatwe. Warto więc zająć się organizacją konferencji dużo wcześniej lub zlecić takie zadanie profesjonalistom z firmy eventowej.