Obsługa personalna eventów
Nieważne, czy to mała czy duża impreza, każda z nich potrzebuje dobrej organizacji – to klucz do tego, by goście opuścili ją w dobrych humorach. Praca nad planowaniem profesjonalnego eventu rozpoczyna się już na kilka miesięcy przed “godziną zero”, tak aby wszystko dopiąć na ostatni guzik. Również w czasie trwania samego wydarzenia nad jego prawidłowym przebiegiem czuwa wykwalifikowana kadra. Kim dokładnie są osoby odpowiedzialne za event i jakie są ich zadania?
To od niego zależy sukces imprezy
Koordynator wydarzenia, nazywany event planerem to osoba, która swoją pracę rozpoczyna najwcześniej. Do jego zadań należy skompletowanie pozostałej części zespołu, stworzenie scenariusza imprezy i zatrudnienie podwykonawców. Bardzo często koordynator musi też pozyskać sponsorów, którzy sfinansują event oraz znaleźć firmy i instytucje, które zechciałyby udzielić swojego patronatu. Osoby wykonujące ten zawód często śmieją się, że na kilka dni przed rozpoczęciem imprezy prawie wcale nie śpią, bowiem właśnie wtedy muszą pracować na pełnych obrotach, tak by impreza mogła przebiec zgodnie z planem. Jednak profesjonalni koordynatorzy są też przygotowani na wszystkie wypadki losowe – gdy kryzysowe sytuacje nastąpią z zimną krwią muszą je opanować, tak aby żaden z gości imprezy nie zauważył, że coś poszło nie tak.
Po co hostessa na evencie?
Trudno wyobrazić sobie imprezę bez udziału hostess, jednak niewiele osób tak naprawdę wie, na czym polega ich praca. Wbrew pozorom nie opiera się ona tylko na tym, żeby dobrze wyglądać i rozdawać ulotki – od hostessy wymaga się dużo więcej. Przede wszystkim musi ona być życzliwa i przyjazna, w tym zawodzie wysoko ceni się też empatię. Równie ważna jest zdolność do szybkiego rozwiązywania problemów i pozytywne nastawienie. Taki zestaw cech sprawia, że hostessa może realizować swoje główne zadanie, jakim jest dbanie o samopoczucie gości eventu – właśnie ona jest osobą, która pomoże odnaleźć swoje miejsce, czy też wskaże gdzie jest najbliższa toaleta. Obok hostess często eventy obsługują też wykwalifikowani animatorzy, np. dziecięcy. Ich praca polega na zapewnianiu rozrywki uczestnikom imprezy – przygotowane gry i zabawy muszą być dostosowane nie tylko do wieku gości, ale też do charakteru całego wydarzenia.
Rola konferansjera na evencie
Konferansjer to niezwykle ważna osoba na evencie, która odpowiada w dużym stopniu za to, jak goście będą się bawić. Podobnie jak koordynator wydarzenia, powinien on umieć opanować niespodziewane sytuacje i wszystkie wpadki obrócić w żart – na tym stanowisku wymagana jest nie lada charyzma oraz poczucie humoru. Podczas eventu rolą konferansjera jest przeprowadzać konkursy, zapowiadać kolejne punkty programu oraz wypełniać czas między nimi. Brzmi jak proste zadanie? Nic bardziej mylnego, znalezienie profesjonalisty wcale nie jest takie proste, a kalendarze najpopularniejszych prowadzących zapełnione są na wiele miesięcy do przodu.
Oprócz wymienionych osób po hasłem personalnej obsługi eventów kryją się jeszcze takie stanowiska jak barmani i kelnerzy, artyści oraz techniczni. To ciężka praca ich wszystkich sprawia, że organizowane wydarzenie może przebiec zgodnie z planem, dlatego niezwykle ważne jest, by rozsądnie podejść do stworzenia ekipy osób odpowiedzialnych za event.
