Jakich kosztów należy się spodziewać podczas organizacji eventu?

Przygotowywanie eventów jest zajęciem wymagającym szczegółowego rozplanowania wielu punktów – w tym także budżetu. Oczywiście każda impreza różni się zasięgiem, rozmachem lub gośćmi, lecz istnieją pewne elementy, które zawsze trzeba wziąć pod uwagę podczas planowania wydatków. Jakie?

Lokalizacja

Niezależnie od tego czy organizuje się konferencję, czy imprezę pracowniczą, należy wziąć pod uwagę kwotę najmu miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Należy to wcześniej ustalić z menedżerem danego obiektu, uwzględniając wszystkie aspekty składające się na końcową sumę. Zaliczyć do nich można opiekę nad bagażem czy sprzątanie, przy czym warto pamiętać o operowaniu kwotami brutto, co uchroni przed niepotrzebnymi “niespodziankami”.

Dekoracje i materiały

Przy organizacji eventu nie można zapominać o takich kwestiach jak m.in. identyfikatory, zaproszenia dla gości, wejściówki (w przypadku, gdy mają być osobne), bannery, potykacze. Poza tym profesjonalny event nie może odbyć się bez przyozdobienia! Florystyczne kompozycje, dekoracyjne konstrukcje, stanowiska wystawców i tym podobne muszą zostać uwzględnione w kosztach. To wiele drobnych aspektów, które razem mogą znacząco wpłynąć na budżet, dlatego należy pomyśleć o nich w drugiej kolejności.

Drobne prezenty

Świetnie zorganizowany event to taki, z którego goście wyjdą zadowoleni. By przypomnieć im o uczestnictwie w ciekawym wydarzeniu, warto obdarować ich drobnymi prezentami. Mogą to być balony wręczane losowo, notatniki, długopisy i wiele innych przedmiotów przywołujących wspomnienia o udziale w imprezie. To istotny element, który być może wpłynie na poszerzenie kontaktów, mających znaczenie dla dalszych losów biznesowych  przedsiębiorstwa lub organizacji, dlatego nie można ich pominąć.

Sprzęt i atrakcje

Chyba nikt nie wyobraża sobie wydarzenia, na którym panuje głucha cisza – właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie nagłośnienie. Poza nim przydadzą się inne sprzęty, takie jak projektory czy oświetlenie, które trzeba wynająć często wraz z osobami, które je obsługują. Dobrym pomysłem jest także uatrakcyjnienie wydarzenia, urozmaicając je o formę zdrowej rywalizacji sportowej, występ znanej gwiazdy lub osoby związanej z branżą. Każdą z tych atrakcji należy uwzględnić w budżecie.

Smaczny catering

Nie na wszystkich wydarzeniach zapewnia się przekąski i picie, jednak spora część eventów zakłada wystąpienie tego elementu. W tym przypadku należy przeanalizować rynek lokalny oraz wybrać firmę, która sprosta oczekiwaniom cateringowym organizatorów – chodzi zarówno o koszty, jak i samo menu. Jest jeszcze jeden bardzo ważny aspekt, a mianowicie napiwki dla obsługi. Te czasem mogą przekroczyć ustalony na to budżet nawet o 30%, dlatego dobrze będzie omówić tę kwestię wcześniej.

Skrupulatne wyliczenia pozwolą z dużą dokładnością oszacować budżet eventu. Warto jednak mieć na uwadze, że w takie przedsięwzięcie zaangażowanych jest wiele osób i dlatego trzeba liczyć się z koniecznością pokrycia nieprzewidywanych kosztów. Lepiej więc ustalić budżet w nieco większej wysokości niż wynika to z planowanych wydatków, a pomóc w tym mogą profesjonaliści z branży eventowej.